Koliko traje otvaranje privatne ordinacije?

Kada lekar ili stomatolog donese odluku da pokrene sopstvenu privatnu praksu, jedno od prvih pitanja obično je:

„Koliko vremena mi je potrebno da otvorim ordinaciju?“

Ne postoji jedan rok koji važi za svaku privatnu praksu.

Proces može zavisiti od vrste zdravstvene delatnosti, prostora, potrebne dokumentacije, spremnosti samog projekta, postupaka pred nadležnim institucijama i eventualnih dopuna koje se pojave tokom procesa.

Zato je korisnije postaviti malo drugačije pitanje:

Šta sve utiče na trajanje procesa i šta možete da uradite kako biste izbegli nepotrebna kašnjenja?

Zašto nije moguće unapred odrediti isti rok za svakoga?

Dve privatne ordinacije mogu na prvi pogled delovati veoma slično, a ipak zahtevati različitu pripremu.

Na primer, jedan zdravstveni profesionalac možda već ima odgovarajući prostor i jasno definisanu delatnost, dok drugi tek traži prostor, planira adaptaciju i još uvek nije definisao sve usluge koje želi da pruža.

Samim tim, ni vreme potrebno za realizaciju ova dva projekta neće biti isto.

Na trajanje procesa mogu uticati:

• vrsta privatne zdravstvene prakse;
• zdravstvena delatnost koja će se obavljati;
• spremnost prostora;
• potrebna oprema;
• stručni kadar;
• kompletnost dokumentacije;
• postupci pred nadležnim institucijama;
• potreba za dopunama ili izmenama dokumentacije.

Zbog toga je svaki projekat potrebno posmatrati pojedinačno.

1. Početno planiranje može da ubrza sve što dolazi kasnije

Vreme se često ne gubi tamo gde se očekuje.

Problem ne mora nastati tek prilikom podnošenja zahteva. Kašnjenja mogu početi mnogo ranije ako projekat nije dovoljno jasno definisan.

Pre pokretanja postupka trebalo bi znati:

• šta tačno želite da otvorite;
• koje usluge planirate da pružate;
• kakav prostor vam je potreban;
• koju dokumentaciju treba pripremiti;
• kojim redosledom treba sprovesti aktivnosti.

Ako se ova pitanja rešavaju tek tokom procesa, jedna promena može uticati na nekoliko narednih koraka.

Dobar plan na početku često štedi vreme kasnije.

2. Prostor može značajno uticati na dinamiku projekta

Pronalaženje prostora je za mnoge buduće vlasnike ordinacija jedan od najvećih koraka.

Ako prostor već postoji i odgovara potrebama planirane delatnosti, projekat može biti u potpuno drugačijoj fazi nego kada prostor tek treba pronaći ili prilagoditi.

Zato izbor prostora ne bi trebalo posmatrati samo kroz lokaciju, kvadraturu, zakupninu i izgled.

Pre donošenja važnih odluka potrebno je sagledati i zahteve koji proizlaze iz vrste zdravstvene prakse koju želite da otvorite.

Pogrešna odluka u ovoj fazi može kasnije zahtevati dodatne izmene i produžiti čitav proces.

3. Priprema dokumentacije nije samo prikupljanje papira

Još jedan važan faktor jeste dokumentacija.

Kada unapred postoji jasna lista potrebne dokumentacije i zna se kojim redosledom se ona priprema, mnogo je lakše organizovati proces.

Problem nastaje kada se dokumentacija prikuplja bez jasnog plana.

Tada se može dogoditi da određeni dokument nedostaje, da je potrebno nešto izmeniti ili da naredni korak ne može da počne dok prethodni nije završen.

Zato brzina sama po sebi ne bi trebalo da bude glavni cilj.

Važnije je da dokumentacija bude pravilno i sistematično pripremljena.

4. Podnošenje zahteva nije kraj procesa

Kada je potrebna dokumentacija pripremljena, sledi podnošenje zahteva nadležnim institucijama.

Od tog trenutka deo dinamike više ne zavisi samo od vas.

Nadležni organi sprovode svoje postupke, a tokom procesa može postojati potreba za dodatnim informacijama, pojašnjenjima ili dopunama.

Zbog toga je važno pratiti status predmeta i reagovati pravovremeno ukoliko se pojavi dodatni zahtev.

Pasivno čekanje može nepotrebno produžiti proces.

5. Dopune i korekcije mogu promeniti planirane rokove

Čak i uz dobru pripremu, tokom postupka mogu se pojaviti dodatni zahtevi.

To samo po sebi ne znači da je projekat loše pripremljen.

Međutim, velika je razlika između situacije u kojoj postoji osoba koja prati proces i odmah reaguje i situacije u kojoj se za zahtev sazna sa zakašnjenjem ili nije jasno šta dalje treba uraditi.

Zato kvalitetna koordinacija ne služi samo administraciji.

Ona pomaže da se svaki sledeći korak sprovede u pravom trenutku.

Koliko onda realno treba planirati?

Umesto obećavanja univerzalnog broja dana ili meseci, realnije je trajanje proceniti tek nakon sagledavanja konkretnog projekta.

Ako tek imate ideju i nemate prostor, nalazite se u potpuno drugačijoj početnoj poziciji od nekoga ko već ima odgovarajući prostor i veliki deo potrebnih uslova.

Zato dobra procena počinje analizom trenutne situacije.

Potrebno je utvrditi:

Gde ste sada → šta vam nedostaje → kojim redosledom se rešava → šta zavisi od vas → šta zavisi od institucija.

Tek tada je moguće napraviti smisleniji vremenski okvir za konkretan projekat.

Može li proces da se ubrza?

Ne postoji način da se preskoče koraci koji su potrebni, niti je moguće garantovati koliko će trajati postupanje nadležnih institucija.

Ali moguće je smanjiti vreme izgubljeno zbog loše organizacije.

Najviše možete uticati na ono što je u vašoj kontroli:

• jasno definisati projekat pre početka;
• proveriti prostor pre donošenja važnih odluka;
• unapred definisati potrebnu dokumentaciju;
• pripremiti dokumentaciju sistematično;
• aktivnosti sprovoditi pravilnim redosledom;
• pratiti status postupaka;
• pravovremeno reagovati na eventualne dopune.

Drugim rečima, cilj nije obećati da će proces biti brz.

Cilj je da nema nepotrebnog gubljenja vremena.

Kako MEDIORA pomaže tokom procesa?

Za zdravstvenog profesionalca otvaranje ordinacije je projekat koji se verovatno dešava prvi put.

Za MEDIORU je upravo proces ono čime se bavimo.

Pomažemo da se na početku sagleda konkretna situacija, definišu potrebni koraci i dokumentacija, organizuju aktivnosti i prati postupak.

Na taj način u svakom trenutku imate jasniju sliku o tome gde se projekat nalazi i šta predstavlja sledeći korak.

Vi znate svoj cilj.
Mi znamo put.