Koja dokumentacija je potrebna za otvaranje privatne ordinacije?

Otvaranje privatne ordinacije nije samo poslovna odluka. Pre početka rada potrebno je ispuniti određene uslove, pripremiti odgovarajuću dokumentaciju i proći kroz postupke pred nadležnim institucijama.

Jedno od prvih pitanja koje budući vlasnici privatnih praksi postavljaju jeste:

„Koja dokumentacija mi je potrebna da otvorim ordinaciju?“

Naizgled jednostavno pitanje nema isti odgovor za svakoga. Potrebna dokumentacija zavisi od vrste zdravstvene prakse, delatnosti koja će se obavljati, prostora, stručnog kadra i drugih karakteristika konkretnog projekta.

Zbog toga je važno da se dokumentacija ne posmatra kao univerzalna check-lista, već kao deo šireg procesa otvaranja privatne prakse.

Ne postoji ista lista dokumenata za svaku privatnu praksu

Dokumentacija potrebna za jednu stomatološku ordinaciju ne mora biti identična dokumentaciji potrebnoj za specijalističku ordinaciju ili drugu vrstu privatne zdravstvene prakse.

Pre nego što počnete sa njenim prikupljanjem, potrebno je jasno definisati šta želite da otvorite.

To podrazumeva odgovore na nekoliko osnovnih pitanja:

• Koju vrstu privatne prakse otvarate?
• Koja zdravstvena delatnost će se obavljati?
• Ko će pružati zdravstvene usluge?
• Da li već imate prostor?
• Da li prostor odgovara planiranoj nameni?
• Koja oprema je potrebna za obavljanje delatnosti?

Tek kada su ove informacije poznate, može se preciznije definisati šta je potrebno pripremiti.

1. Dokumentacija koja se odnosi na osnivača i stručni kadar

Jedan deo dokumentacije odnosi se na osobe koje će obavljati zdravstvenu delatnost.

U zavisnosti od vrste prakse i konkretnog slučaja, potrebno je dokazati ispunjenost odgovarajućih stručnih i profesionalnih uslova.

Zato je važno da se već u početnoj fazi proveri ko će biti angažovan u budućoj praksi i koja dokumentacija je potrebna za svaku od relevantnih osoba.

Ovo je posebno važno ukoliko je planirano angažovanje više zdravstvenih profesionalaca ili pružanje različitih zdravstvenih usluga.

2. Dokumentacija koja se odnosi na prostor

Prostor je jedna od najvažnijih stavki prilikom planiranja privatne prakse.

Česta greška je da se prostor izabere ili adaptira pre nego što se dovoljno detaljno razmotre zahtevi povezani sa planiranom zdravstvenom delatnošću.

Zbog toga bi pitanje prostora trebalo rešavati što ranije.

Potrebno je utvrditi da li prostor svojim karakteristikama može da odgovori potrebama buduće prakse i koja dokumentacija u vezi sa prostorom treba da bude pripremljena.

Dobar prostor nije samo prostor koji dobro izgleda – mora biti odgovarajući za delatnost koju planirate da obavljate.

3. Dokumentacija koja se odnosi na opremu

Vrsta potrebne opreme zavisi od zdravstvenih usluga koje će se pružati.

Zbog toga se ni ovaj deo procesa ne može potpuno odvojiti od prethodnog planiranja.

Pre nabavke opreme korisno je jasno definisati koje usluge će praksa pružati i proveriti koji zahtevi proizlaze iz planirane delatnosti.

Na taj način smanjuje se rizik od nepotrebnih troškova i naknadnih promena.

4. Osnivačka i administrativna dokumentacija

Pored stručnih, prostornih i tehničkih uslova, proces podrazumeva i pripremu odgovarajuće administrativne dokumentacije.

Koji dokumenti će biti potrebni i kojim redosledom će se pripremati zavisi od konkretnog modela buduće prakse i postupka koji se sprovodi.

Upravo ovde dobra priprema postaje posebno važna.

Umesto da dokumente prikupljate pojedinačno i tek naknadno proveravate šta nedostaje, efikasnije je na početku napraviti jasan plan kompletne dokumentacije i redosleda aktivnosti.

5. Dokumentacija za postupke pred nadležnim institucijama

Kada su potrebni uslovi ispunjeni i dokumentacija pripremljena, sledi komunikacija sa nadležnim institucijama i podnošenje odgovarajućih zahteva.

Važno je imati u vidu da podnošenje zahteva ne znači nužno i kraj administrativnog dela procesa.

Tokom postupka može se pojaviti potreba za dodatnim informacijama, pojašnjenjima ili dopunom dokumentacije.

Zato je potrebno pratiti predmet i pravovremeno reagovati na eventualne dodatne zahteve.

Zašto nije dobra ideja osloniti se samo na listu pronađenu na internetu?

Kada počnu da istražuju proces otvaranja ordinacije, mnogi zdravstveni profesionalci prvo traže gotovu listu potrebnih dokumenata.

Takva lista može biti korisna kao početna informacija, ali postoji važan problem:

Vaš projekat možda nije isti kao projekat za koji je ta lista napravljena.

Razlike u delatnosti, prostoru, organizaciji, kadru i drugim okolnostima mogu promeniti ono što je potrebno pripremiti.

Zato je mnogo sigurniji pristup prvo analizirati konkretan projekat, a zatim napraviti listu dokumentacije koja odgovara upravo tom slučaju.

Najčešća greška: dokumentacija se prikuplja bez jasnog redosleda

Problem često nije samo u tome šta treba prikupiti, već i kada određenu aktivnost treba sprovesti.

Neki koraci zavise od prethodnih koraka.

Ako se aktivnosti obavljaju pogrešnim redosledom, može se dogoditi da je potrebno menjati već pripremljenu dokumentaciju, ponavljati određene aktivnosti ili dodatno čekati.

Zbog toga dobar proces izgleda ovako:

Analiza → Plan → Dokumentacija → Podnošenje → Praćenje postupka → Početak rada

Kada unapred postoji jasna struktura, mnogo je lakše znati šta je završeno, šta trenutno treba uraditi i šta predstavlja sledeći korak.

Kako MEDIORA može da pomogne?

Ne morate sami da istražujete svaki zahtev, sastavljate listu dokumentacije i pokušavate da utvrdite kojim redosledom treba sprovesti aktivnosti.

MEDIORA pomaže zdravstvenim profesionalcima da proces otvaranja privatne prakse bude organizovan i razumljiv.

U zavisnosti od izabranog nivoa podrške, možemo vam pomoći u planiranju procesa, pripremi dokumentacije, koordinaciji aktivnosti i komunikaciji sa relevantnim institucijama.

Naš cilj nije da vam damo još jednu generičku listu dokumenata.

Cilj je da znate šta je potrebno za vaš konkretan projekat i koji je sledeći korak.

Vaša praksa.
Naš proces.