7 najčešćih grešaka prilikom otvaranja privatne ordinacije

Otvaranje sopstvene privatne ordinacije za mnoge lekare i stomatologe predstavlja važan profesionalni korak.

Međutim, između odluke „Želim svoju ordinaciju“ i trenutka kada je praksa spremna za rad nalazi se niz odluka, dokumenata i postupaka koje treba pravilno organizovati.

Problem najčešće nije u jednoj velikoj grešci.

Mnogo češće su u pitanju manje odluke donete prerano, pogrešnim redosledom ili bez sagledavanja njihovog uticaja na naredne faze.

Izdvajamo sedam grešaka na koje posebno treba obratiti pažnju.

1. Početak procesa bez jasnog plana

Jedna od prvih grešaka je započeti pojedinačne aktivnosti pre nego što je definisan ceo proces.

Pronađe se prostor, počne prikupljanje dokumentacije ili nabavka opreme, a da još uvek nije potpuno jasno šta je potrebno uraditi i kojim redosledom.

Na početku bi trebalo definisati:

• koju vrstu privatne prakse želite da otvorite;
• koje usluge planirate da pružate;
• koji uslovi treba da budu ispunjeni;
• koja dokumentacija će biti potrebna;
• koje institucije učestvuju u postupku;
• kojim redosledom treba sprovesti aktivnosti.

Dobar plan ne komplikuje proces. Dobar plan ga pojednostavljuje.

2. Izbor prostora pre provere svih relevantnih zahteva

Lokacija je važna. Kvadratura je važna. Cena zakupa je važna.

Ali to nisu jedini kriterijumi.

Prostor koji izgleda idealno za buduću ordinaciju ne mora nužno odgovarati svim potrebama konkretne zdravstvene delatnosti.

Zato bi pre donošenja konačne odluke trebalo sagledati prostor u kontekstu prakse koja će se u njemu obavljati.

U suprotnom, naknadno mogu biti potrebne izmene, dodatna ulaganja ili promena prvobitnog plana.

Posebno je važno biti oprezan sa većim finansijskim obavezama pre nego što znate da prostor odgovara vašem projektu.

3. Oslanjanje na univerzalnu listu dokumentacije sa interneta

Internet je odlično mesto za početno istraživanje, ali nije svaki pronađeni spisak dokumenata napravljen za vaš konkretan slučaj.

Zahtevi mogu zavisiti od vrste prakse, delatnosti, prostora, kadra i drugih okolnosti.

Zbog toga pitanje ne treba da bude samo:

„Koji dokumenti su potrebni za otvaranje ordinacije?“

Bolje pitanje je:

„Koji dokumenti su potrebni za moju ordinaciju?“

Ta razlika je važna.

Generička lista može vam pomoći da razumete proces, ali konkretan projekat zahteva konkretnu analizu.

4. Prikupljanje dokumentacije pogrešnim redosledom

Čak i kada znate šta vam je potrebno, ostaje pitanje kojim redosledom treba sprovesti aktivnosti.

Neki koraci mogu zavisiti od prethodnih.

Ako se dokumentacija priprema nasumično, može se dogoditi da određeni dokument ne možete završiti jer prethodni korak još nije sproveden.

Rezultat može biti dodatno čekanje, korekcija već pripremljenih dokumenata ili ponavljanje dela procesa.

Zbog toga je korisno imati jasan sled:

Analiza → Planiranje → Priprema → Podnošenje → Praćenje → Početak rada

Kada znate gde se trenutno nalazite, mnogo je lakše znati šta treba da uradite sledeće.

5. Pretpostavka da je posao završen kada se zahtev preda

Predali ste dokumentaciju.

Sada samo čekate?

Ne nužno.

Tokom postupka može se pojaviti potreba za dodatnom dokumentacijom, informacijama ili pojašnjenjima.

Zato je praćenje predmeta važan deo procesa.

Ako se na eventualni zahtev za dopunu ne reaguje pravovremeno, postupak može trajati duže nego što je potrebno.

Podnošenje zahteva je važan korak, ali nije nužno poslednji.

6. Planiranje datuma otvaranja bez dovoljno prostora za nepredviđene situacije

Razumljivo je da želite da znate tačan datum kada će ordinacija početi sa radom.

Možda već planirate marketing, nabavku opreme, zapošljavanje ili prve pacijente.

Međutim, deo procesa zavisi od postupanja drugih učesnika i nadležnih institucija.

Zbog toga previše optimističan vremenski plan može stvoriti dodatni pritisak i dovesti do toga da druge poslovne obaveze preuzmete prerano.

Bolje je imati realan vremenski okvir i određenu rezervu nego poslovni plan zasnovati na datumu koji nije moguće garantovati.

7. Pokušaj da sve uradite sami

Lekar treba da donese veliki broj stručnih i poslovnih odluka kada pokreće privatnu praksu.

Pored administrativnog procesa, potrebno je razmišljati o prostoru, opremi, organizaciji rada, finansijama, zaposlenima i budućim pacijentima.

Istovremeno pokušavate da razumete postupak sa kojim se možda susrećete prvi put.

Naravno, moguće je samostalno istraživati i organizovati veliki deo procesa.

Pitanje je da li je to najbolje korišćenje vašeg vremena.

Stručna podrška ne znači da neko donosi odluke umesto vas.

Znači da imate nekoga ko poznaje proces, pomaže vam da ga organizujete i jasno vam pokazuje šta predstavlja sledeći korak.

Kako izgleda bolje organizovan proces?

Otvaranje privatne ordinacije ne mora da bude niz nepovezanih administrativnih zadataka.

Kada se projekat pravilno postavi, proces dobija jasnu strukturu:

1. Konsultacija – definišemo ideju, ciljeve i potrebe.

2. Planiranje – pravimo plan koraka i potrebne dokumentacije.

3. Priprema – priprema se i proverava potrebna dokumentacija.

4. Podnošenje – podnose se odgovarajući zahtevi i komunicira sa institucijama.

5. Praćenje postupka – prati se status i reaguje na eventualne dodatne zahteve.

6. Vaša praksa – nakon završetka potrebnih postupaka prelazi se ka početku rada.

Kada svaki korak ima svoje mesto, ceo projekat postaje pregledniji.

MEDIORA – da znate koji je sledeći korak

MEDIORA je namenjena lekarima, stomatolozima i drugim zdravstvenim profesionalcima koji žele da pokrenu privatnu praksu bez potrebe da sami organizuju svaki administrativni korak.

Pomažemo vam da sagledate projekat, napravite plan, pripremite potrebnu dokumentaciju i koordinirate proces sa relevantnim institucijama.

Ne obećavamo da će svaki postupak biti bez prepreka niti možemo garantovati odluke ili rokove nadležnih institucija.

Ono što možemo jeste da vam pomognemo da kroz proces prolazite organizovano, informisano i sa jasnim narednim korakom.

Vaša praksa.
Naš proces.